Saper gestire le riunioni

Melchiorri Cristina Domenica, 26/02/2012 - Articolo pubblicato nel mensile NoiDonne di Febbraio 2012

Sono Carla e da due mesi sono a capo di un team di commerciali in un’azienda di spedizioni. La mia difficoltà consiste nell’organizzare le riunioni settimanali con la forza vendita che è costituita prevalentemente da uomini, tra l’altro tutti molto più adulti ed esperti di me.

Consigli per fare buone riunioni e farmi apprezzare e riconoscere come loro capo?

Carla Cucchi, Assago (Milano)



Certo Carla, con piacere! Innanzi tutto parti dalle informazioni logistiche, cioè dove si svolge, a che ora inizia, ma anche a che ora termina l’incontro. Sii rigorosamente puntuale e non tollerare i ritardi dei partecipanti, come forma di rispetto reciproco.

Anticipa la check list degli argomenti da affrontare, in modo che chi partecipa possa prepararsi i dati e le proposte da presentare e non improvvisare, con il rischio di essere poco efficace e agitarsi inutilmente. Vuoi fornire informazioni, oppure vuoi suscitare una ricerca di idee per la soluzione di qualche problema comune al team? Vuoi proporre un piano di lavoro, con un percorso che i partecipanti devono svolgere durante la riunione, come costruire un budget, progettare un piano di marketing o un evento? Chi partecipa lo deve sapere prima. Favorisci gli interventi di tutti, anche di chi non ama parlare in pubblico. Cattura l’attenzione dei partecipanti guardandoli negli occhi uno ad uno.Tieni le redini della discussione, orientando chi parla a stare in tema e a essere propositivo. Se devi prendere decisioni esponi con chiarezza i termini della questione, ascolta il parere di tutti, cerca di ridurre gli eventuali conflitti, facile quando ci sono molti galli in un pollaio, poi assumiti direttamente la responsabilità della decisione. Sei il capo, no?