Ansia da prestazione?

Sono Anna, lavoro da tre anni in un ente pubblico, dove ho appena vinto un concorso per una posizione organizzativa di livello superiore. Mi trovo cioè ad essere a capo di altre persone, ex colleghi, e anziché essere contenta di questo risultato sono in ansia perché temo di non riuscire, di non essere all'altezza. Può darmi qualche consiglio?

 

Anna (Milano)

Ma certo Anna, con piacere! La parola magica è pianificare.

Come si fa? Vediamolo insieme in 10 facili passi:



1. per prima cosa fai un elenco delle attività da svolgere, scrivendo vicino ad ogni attività qual è l'obiettivo;

2. suddividi le attività in categorie: telefonate (T), meeting-riunioni (M), incontri (I), viaggi (V), documenti (D) e e-mail (@), contrassegnando ogni categoria con la lettera iniziale per capire a colpo d'occhio a quale categoria ciascuna attività appartiene;

3. domandati subito se qualche attività puoi delegarla e a chi; valuta anche se un incontro può essere sostituito da una telefonata e se le riunioni periodiche possono essere ridotte in base ai reali problemi da discutere;

4. stima il tempo necessario a svolgere ciascuna attività e scrivilo nell'elenco. Anche se non ne hai l’esatta percezione una stima aiuterà a concentrarti sull'attività specifica e a non disperderti o defocalizzarti;

5. stabilisci le priorità. Le attività più importanti, che possiamo definire di tipo A, andranno realizzate nei momenti della giornata di tua maggiore efficienza psicofisica, al mattino, ad esempio; le attività di media importanza, di tipo B, e soprattutto quelle meno importanti, di tipo C, che comunque devono essere svolte vanno ripensate in termini di quantità di tempo impegnato e soprattutto in termini di possibilità di delegarle, sopprimerle o riorganizzarle;

6. inserisci nel piano i compiti che non sei riuscita a svolgere come stabilito;

7. calcola tempi di riserva per gli imprevisti o per le attività non pianificate. Ti suggerisco di destinare almeno il 20% del tempo lavorativo giornaliero ai tempi di riserva;

8. decidi cosa delegare ai collaboratori. Si delega il lavoro di routine, le attività specialistiche, le attività organizzative di preparazione di riunioni, di prenotazione per viaggi, per fiere o meeting, i lavori di supporto o di controllo amministrativo. Non sono invece delegabili attività che riguardano la tua leadership, le decisioni e i rischi che competono al tuo ruolo, il controllo della coerenza delle attività con gli obiettivi, la direzione, il controllo e la motivazione dei tuoi collaboratori e gli ambiti strategici o riservati;

9. cerca comunque di iniziare la giornata con un atteggiamento mentale positivo, prenditi il tempo necessario per non essere costretta a fare le cose in fretta, fai colazione con la tua famiglia o in un ambiente che favorisca un piacevole inizio, saluta in modo cordiale, sorridi quando entri in ufficio, in modo che tutti abbiano il piacere di incontrarti e lavorare con te;

10. sii orgogliosa del tuo nuovo incarico, fallo con passione, e, tutte le volte che puoi, divertiti in ciò che fai. Questo è il miglior messaggio che puoi trasmettere a tutti coloro che hanno a che fare con te.



Auguri!



(27 settembre 2010)